Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on FinCap Pohjanmaa Oy:n (2711476-1) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisterija tietosuojaseloste. Laadittu 20.6.2021. Viimeisin muutos 20.6.2021.
1. Rekisterinpitäjä
FinCap Pohjanmaa Oy 2711476-1, Torikatu 1 A 5, 60100 SEINÄJOKI
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
FinCap Pohjanmaa Oy, tietosuojavastaava
Torikatu 1 A 5, 60100 Seinäjoki
pohjanmaa@fincaprakennus.fi
3. Rekisterin nimi
FinCap Pohjanmaa Oy:n asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- lakisääteiseen velvoitteeseen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
- yhteydenpito asiakkaisiin
- asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, hallinnointi ja kehittäminen.
- Palvelujen ja tuotteiden toimittaminen
- kirje-, puhelin- ja sähköinen suoramarkkinointi ja verkko- ja mobiilimainonta
- markkinointikilpailujen järjestämiseen, mielipide- ja markkinatutkimuksiin.
- liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
- laskutustiedot
- muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
- yhteydenotot
- suoramarkkinointikiellot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti viranomaisille rekisterinpitäjällä olevien lakiin tai määräyksiin perustuvien velvoitteiden toteuttamiseksi tai viranomaisten lakiin perustuvien luovutuspyyntöjen mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla
teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten asuntokauppa- kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Enimmäissäilytysaikoihin vaikuttavat myös rakennuttajan 10 –vuotisvastuuaika sekä rakennusurakan yleisten sopimusehtojen YSE 1998 mukainen takuuaikainen ja takuuajan jälkeinen vastuuaika.
Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan
viipymättä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa
tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan
henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 2. esitetylle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).